mimbarumum.co.id — Bencana alam seperti banjir bandang dan longsor tidak hanya merusak fasilitas umum dan pemukiman, tetapi juga mengancam dokumen penting milik negara.
Menjawab tantangan tersebut, Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sumatera Utara bersama Badan Kepegawaian Negara (BKN) bergerak cepat menyelamatkan, merekonstruksi, serta merehabilitasi arsip dan dokumen kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdampak bencana di wilayah Sumatera.
Langkah strategis ini mengemuka dalam kegiatan Penyelenggaraan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana di Wilayah Kantor Regional VII BKN Medan, yang dirangkai dengan penyerahan bantuan dari Dewan Pengurus Nasional KORPRI di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Selasa (29/9/2026).
Pj Sekretaris Daerah Provinsi (Sekdaprov) Sumut, Timur Tumanggor, menegaskan bahwa dokumen kepegawaian merupakan fondasi vital dalam seluruh siklus manajemen ASN—mulai dari pengangkatan, pengembangan karier, pemenuhan hak, hingga masa purnabakti dan pensiun.
“Ketika arsip ASN terdampak bencana, maka proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting dan strategis,” ujar Timur. Ia juga mengajak seluruh pengelola kepegawaian untuk memperkuat integrasi data, keamanan informasi, serta pemutakhiran berkala demi memastikan ketersediaan data yang akurat dan akuntabel.
Berdasarkan data Badan Kepegawaian Negara (BKN), dampak bencana di wilayah regional Sumatera menyasar puluhan ribu pegawai, di antaranya tercatat 7.879 PNS dari 12 instansi di Sumatera Utara, 54.768 PNS di Sumatera Barat, serta 59.231 PNS di Aceh.
Di tengah tantangan tersebut, upaya penyelamatan arsip nasional menunjukkan progres yang signifikan. Direktur Arsip Kepegawaian ASN BKN, Ruri Citra Diani, mengungkapkan bahwa per 25 September 2026, sebanyak 3.516.539 arsip ASN dari 39 instansi terdampak di seluruh Indonesia berhasil diselamatkan. Angka ini melonjak tajam dibandingkan pencapaian pada Desember 2025 yang baru mencatat 1,14 juta arsip.
“Capaian tersebut juga menunjukkan bahwa kesadaran ASN untuk menyimpan dan mendigitalisasi arsip sebagai bentuk transformasi digital manajemen ASN semakin meningkat,” jelas Ruri.
Sebagai benteng perlindungan data jangka panjang, Deputi Bidang Sistem Informasi dan Digitalisasi Manajemen ASN BKN RI, Jumiati, memaparkan bahwa BKN telah mengimplementasikan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025. Regulasi ini berfokus pada perlindungan dan pemanfaatan arsip melalui platform Lemari Digital Document Management System (LeDi-DMS).
Melalui LeDi-DMS, seluruh dokumen kepegawaian—baik yang murni berbentuk digital (born digital) maupun hasil alih media dari dokumen fisik—diintegrasikan ke dalam satu ekosistem yang aman.
“Dengan pemanfaatan LeDi-DMS, kita ingin memastikan bahwa arsip ASN tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga terlindungi, valid, mudah diakses, dan dapat dimanfaatkan sebagai fondasi layanan manajemen ASN yang berbasis data,” pungkas Jumiati.
Reporter : Siti Amelia
